Czy pracodawca może wykorzystywać prywatny numer telefonu pracownika?

zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika
21 czerwca 2022

Otrzymałem w ostatnim czasie kilka zapytań od osób, których pracodawca oczekiwał (a czasem wręcz wymagał) podania prywatnego numeru telefonu lub poczty elektronicznej, które to dane, w taki czy inny sposób, miały być następnie wykorzystywane w ramach świadczenia pracy. Osoby te – całkiem słusznie – zastanawiały się, czy takie działanie pracodawcy jest uzasadnione i legalne. Przyjrzyjmy się zatem temu problemowi z punktu widzenia przepisów.

Numer telefonu i adres e-mail jako dane osobowe pracownika

By odpowiedzieć na główne pytanie niniejszego artykułu należy w pierwszej kolejności wskazać, że zarówno numer telefonu, jak i adres poczty elektronicznej (a także np. konta na portalach społecznościowych) są danymi osobowymi w rozumieniu art. 4 pkt. 1 RODO. Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej – nie ulega zaś wątpliwości, że dzięki numerowi telefonu lub adresowi e-mail możliwa jest identyfikacja danej osoby (taką interpretację podziela również Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Jakie ma to znaczenie? Otóż dane osobowe podlegają szczególnej ochronie, nie tylko na gruncie RODO ale również kodeksu pracy, co w oczywisty sposób wpływa na możliwość ich gromadzenia i przetwarzania przez pracodawcę.

Dane osobowe, których podania może żądać pracodawca

Właściwie w każdym procesie ubiegania się o pracę kandydat już na samym początku ujawnia pracodawcy (czy to w CV, czy w innych dokumentach) liczne dane osobowe, a wśród nich numer telefonu (i nieco rzadziej – adres e-mail). Jest to podyktowane oczywiście względami praktycznymi, a konkretnie umożliwieniem pracodawcy nawiązania kontaktu z kandydatem. Niewiele osób zdaje sobie jednak sprawę z tego, że podanie takich danych jest całkowicie dobrowolne, a sam pracodawca nie może żądać (z jednym wyjątkiem) od kandydata ich ujawnienia. Wynika to wprost z kodeksu pracy, który w art. 22(1) § 1 wymienia wyczerpująco dane, jakich żądać może pracodawca. Są to:

imię (imiona) i nazwisko;
data urodzenia;
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
wykształcenie;
kwalifikacje zawodowe;
przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Dodatkowo, od już zatrudnionej osoby, pracodawca może żądać podania (na podstawie art. 22(1) § 3 kodeksu pracy:

adresu zamieszkania;
numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;
innych dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych

Jak widać, to kandydat samodzielnie decyduje jakie dane kontaktowe decyduje się przekazać pracodawcy – pracodawca nie może wywierać na żadną osobę nacisku w celu uzyskania danych, jakich osoba ta nie zechce ujawnić.

Jak zasygnalizowałem powyżej, od tej generalnej zasady istnieje wyjątek opisany w art. 22(1) § 4 kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa – sztandarowym przykładem takiej sytuacji jest zawarcie umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Czy pracodawca może wykorzystywać prywatny numer telefonu lub adres poczty elektronicznej pracownika?

W świetle wszystkich powyższych rozważań odpowiedź na pytanie tytułowe nie powinno nastręczać problemów. Wskazać należy bowiem, że pracodawca nie może żądać od pracownika podania prywatnego numeru telefonu i adresu poczty elektronicznej. Nie może ich także wykorzystywać nawet, jeżeli dane te zostały pracodawcy w jakiś sposób przekazane (np. podczas procesu rekrutacyjnego), a pracownik nie wyraził pisemnej zgody, na ich wykorzystywanie.

Należy pamiętać, że pracownik może wyrazić zgodę na korzystanie przez pracodawcę z jego prywatnego numeru lub poczty e-mail (na podstawie art. 22 (1a) § 1 kodeksu pracy – zgoda ta musi być pisemna i – co ważne – może być w każdym czasie wycofana. Co więcej – brak takiej zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę! (art. 22 (1a) § 2 kodeksu pracy)

W sytuacji braku zgody pracownika, pracodawca chcący komunikować się z nim telefonicznie lub mailowo, winien zapewnić mu służbowy telefon oraz adres poczty elektronicznej oraz określić zasady korzystania z nich.

W razie pytań jak zwykle zachęcam do kontaktu z Kancelarią i jednocześnie zapraszam do lektury moich innych artykułów dostępnych w zakładce Aktualności.

Zachęcam również do odwiedzenia i polubienia profilu Kancelarii na Facebooku, w celu otrzymywania powiadomień o najnowszych publikowanych artykułach oraz bieżących informacji dotyczących działalności Kancelarii.